То, что вы хотели знать, но боялись спросить. Скачать форму сбора информации

Добро пожаловать в блог компании Witget.com. Продолжаем цикл статей, полезных владельцам сайтов. Формы подписки или формы сбора контактов — своеобразные связующие звенья между владельцем сайта и его потенциальными клиентами. Причем они работают как на тех посетителей сайта, которые всерьез собираются что-то купить, так и на тех, кто зашел, посмотрел, и уже хотел было уйти. Правильно выполненные формы подписки могут заинтересовать даже скептически настроенного пользователя. Но какие же они, эти эффективные формы сбора контактов? И как определить уровень тех, что вы используете на своем сайте? В первую очередь, стоит спросить самих посетителей. В связи с этим публикуем статью Шерис Джэйкоб, основанную на масштабном исследовании форм сбора контактов, при котором было опрошено более 400 тысяч посетителей сайта. Как же поднять конверсию сайта с помощью разных видов форм для заполнения?

Было так много разговоров о том, как правильная форма сбора контактов может заставить показатели конверсии взлететь.
«В форме обязательно должно быть X полей, но даже не думайте просить номер телефона» — ребят, это же не секреты успешного пикапа.
«О, и не забудьте, что на кнопке призыва к действию ни в коем случае не должно быть написано «Подать заявку», — спасибо, кэп, это очень полезный совет.

Хотя подобные рекомендации дают исключительно с благими намерениями, в них, тем не менее, не затронуты многие важные вопросы, например:

— Зависит ли показатель конверсии от сферы деятельности?
— Подчиняется ли форма сбора контактов какой-либо логике? (Скажем, если пользователь выполняет действие X, покажите им поле Y)
— Есть ли у формы сбора контактов час пик по количеству отправленных заявок?
— Каким должен быть текст на кнопке призыва к действию?

Как выяснилось, эти животрепещущие вопросы волнуют очень многих. FormStack опубликовал Отчет о конверсии форм сбора контактов за 2014 год, полный красивых рейтингов и интересных находок, в котором представлены результаты опроса более 400 тысяч пользователей.

Каков же итог отчета?

В данной статье мы пройдемся по всем основным моментам отчета, какие-то из них, возможно, не покажутся очень уж удивительными, но другие могут совершенно изменить ваше представление об эффективном дизайне формы сбора контактов и о том, как сделать ее эффективной.

Давайте рассмотрим проблему со всех сторон, начиная со знакомого всем вопроса:

Действительно ли так важно количество полей в форме сбора контактов?

Согласно исследованию FormStack, только 6% пользователей заполняют 19 (!) полей (таковы средние цифры по этому типу формы) на странице заказа. Однако люди, которые подают заявку на участие в конкурсе, пойдут на все ради этого — конверсия по этой форме сбора контактов составляет 28%, такова доля пользователей, которые заполняют формы из 10 полей (среднее число для формы подачи заявки на участие в конкурсе). Высоким показателем могут похвастаться также опросы: при среднем количестве полей в форме равном 21, конверсия составляет 21%!

Специалистам по оптимизации конверсии необходимо тщательно взвесить, соответствует ли количество информации, которое вы хотите запрашивать у потенциального клиента тому количеству информации, которое он получает от вас. Например, я хочу попробовать демо-версию продукта Oracle. Просто взгляните на форму, которую мне нужно будет заполнить для этого.

Это всего лишь демо-версия! Зачем вам знать, сколько денег я зарабатываю? Окей, забудьте, что я спросил.

Зависит ли показатель конверсии от сферы деятельности?

Данные исследования утверждают: да, но некоторые факты противоречат друг другу.
Мне часто задают вопрос: «Какой показатель конверсии можно считать хорошим?», и, как вы можете увидеть из диаграммы ниже, ответ на этот вопрос зависит от того, к какой отрасли можно отнести ваш бизнес.

Но даже из этого рейтинга можно увидеть, что некоторые данные конфликтуют друг с другом. Они сослались на отчет MarketingSherpa, в котором указан значительно более низкий показатель конверсии — всего 2% — для некоммерческих организаций, в то время как результаты клиентов FormStack (сервис, который специализируется на создании форм сбора контактов) оказались более впечатляющими – их показатель конверсии равен 21%. Вы можете не согласиться с этим, но конечный результат будет зависеть не столько от компании, которая проводит опрос, сколько от выборки опрашиваемых.

Есть ли у формы сбора контактов час пик?

Данные исследования утверждают: Да, и этот период зависит от того, на что именно подается заявка.
Как выяснилось, люди заполняют опросные листы поздним утром, а формы по типу «оставьте свои контакты для чего-либо» вечером. Во время и после ланча – лучшее время для сбора средств и регистрации на мероприятия, а заявки на участие в конкурсах подают больше всего в середине дня, когда наступает спад рабочей активности, и после ужина.

Кто бы мог подумать?

Логика форм сбора контактов = Правильное мышление

Так называемые «умные формы сбора контактов» по действиям потенциального клиента определяют, какие поля для заполнения следует ему показать и когда. Например, если вы искали четырехдверный седан, ваше коммерческое предложение не будет включать двухдверный вариант, и наоборот. Умные формы показывают только поля, которые соответствуют запросу пользователя, и оказывается, они набирают обороты во многих сегментах рынка:

А сейчас тезис из серии «результаты, которые никого не удивили»: умные формы увеличивают показатели конверсии и количество привлеченных клиентов, потому что они таргетированы на запрос пользователя, а значит, задают только уместные для него вопросы, на которые он без проблем соглашается ответить.

Популярность vs. Увеличение конверсии

В левом столбце — самые популярные кнопки призыва к действию на формах сбора контактов, а справа — самые конверсионные.

Всегда точно формулируйте действие, которое должен совершить посетитель вашего сайта, а еще лучше — черкните над кнопкой призыва к действию пару строк о том, что произойдет, когда посетитель нажмет на кнопку, например: «Когда вы отправите эту заявку, то будете переброшены на страницу, где будет произведена оплата. Перед окончательным оформлением заказа у вас еще будет возможность перепроверить все данные». Это поможет вам избежать каких-либо несоответствий ожиданий человека, заполнившего форму, тому, что произойдет после отправки данных.

Что дальше?

Отчет FormStack включает много другой информации, которая не вошла в данный материал, в том числе о наиболее подходящем для привлечения клиентов в соцстеях времени, и даже эффективных электронных письмах о подтверждении регистрации. Он стоит прочтения для веб-дизайнеров, разработчиков, маркетологов, которые стараются выжать максимальный показатель конверсии из их форм сбора контактов.

Только зарегистрированные пользователи могут участвовать в опросе. Войдите, пожалуйста.

Как вы считаете, от чего зависит конверсия формы сбора контактов в первую очередь?

От количества полей для заполнения

От типа формы (опрос, подписка, заявка на конкурс и т.д.)

От текста на кнопке призыва к действию

От рыночного сегмента бизнеса

Проголосовали 87 пользователей.

Воздержались 26 пользователей.

Елена Соловьева, менеджер проектов в Лаборатории Касперского, специально для блога Нетологии написала статью о том, как использовать Google Forms по максимуму.

Google Формы — онлайн-сервис для создания форм обратной связи, онлайн-тестирований и опросов. Инструмент популярный, но весь спектр его возможностей используется редко. В статье я расскажу, когда и для чего пригодятся Google Формы и как максимально эффективно их применять.

Каждая форма в Google Формах представляет собой веб-страницу, на которой размещается анкета или квиз. Все, что нужно для работы с формами, — это иметь аккаунт в Google.

• онлайн-регистрацию на мероприятие;
• онлайн-исследование;
• сбор фидбека;
• бриф;
• голосование и т. д.

• Простота в использовании. Работать с Google Формами не сложнее, чем с MS Word. Интерфейс удобный и понятный. Форму не надо скачивать, пересылать своим клиентам и получать от них по почте заполненный вариант.
• Доступность 24/7. Форма хранится в облаке. Если вы работаете с разных устройств или ваш жесткий диск повредился, форма останется доступна при наличии ссылки.
• Индивидуальное оформление. Вы можете создать свой дизайн для формы. Google Формы дают возможность бесплатно выбрать шаблон из большого количества доступных или загрузить свой.
• Бесплатность. Сам сервис бесплатный. Заплатить придется только в случае, если вам вдруг понадобится расширенный вариант дополнительных надстроек.
• Мобильность. Google Формы адаптированы под мобильные устройства. Создавать, просматривать, редактировать и пересылать формы можно с телефона и планшета с помощью облегченной мобильной с полной функциональностью.
• Понятность. Google Формы собирают и профессионально оформляют статистику по ответам. Вам не придется дополнительно обрабатывать полученные данные, можно сразу приступать к анализу результатов.

Как правильно настроить этот инструмент, чтобы извлечь из него максимум? Я подготовила несколько пошаговых рекомендаций.

Начните с основных настроек, которые задают параметры и технические характеристики формы.

С помощью верхней панели настраивается поведение формы:

• Дополнения.
• Внешний вид.
• Предпросмотр.
• Настройки.
• Кнопка отправки.
• Действия с формой.

Дополнения. Кликните левой кнопкой мыши по иконке. Здесь появятся дополнения к форме, которые вы настроите. Отсюда же дополнения запускаются:

Внешний вид. Вы можете выбрать однотонную заливку формы или воспользоваться каталогом тем. Чтобы открыть каталог, кликните левой кнопкой мыши на иконку иллюстрации. Выберете любую (некоторые анимированы) или загрузите свою. Тема задает шапку формы и фон.

Предпросмотр. Кликните левой кнопкой мыши на иконку глаза, чтобы посмотреть, как ваши адресаты увидят форму. Эта кнопка пригодится в конце формирования опроса.

Настройка. Кликните левой кнопкой мыши на иконку шестеренки и задайте параметры формы.

Чтобы собирать адреса электронной почты тестируемых, отметьте параметр «Собирать адреса электронной почты». Его активация автоматически добавляет обязательное поле «Электронный адрес» в начале формы.

Кнопка «Отправить». Нажав на нее, вы можете выбрать способ и параметры отправки. Форма отправляется по почте, ссылкой на форму, через встраиваемый код или соцсети. При отправке по почте есть возможность включить форму в тело сообщения. Ваш адресат сможет заполнить опрос не переходя по внешним ссылкам сразу из письма. К сожалению, такая опция хорошо работает только с Gmail. С другими почтовыми сервисами эта функция работает некорректно.

Действия с формой. Кликните левой кнопкой мыши на иконку после кнопки отправки, чтобы раскрыть меню действий с формой. Форму можно удалить, копировать, распечатать. Это же меню позволяет создать из формы предзаполненный шаблон, подключить дополнения и настроить доступ.

• Создадите собственную контент-стратегию и реализуете её на практике
• Узнаете всё о контенте и его распространении — получите востребованную профессию
• Изучите профессию изнутри: комьюнити и полезные связи с контент-менеджерами, редакторами и маркетологами

После того, как вы определились с форматом, настройкой и поведением опроса, раздали права доступа и задали дизайн, можно переходить к созданию самой формы. Сначала продумайте структуру опроса на бумаге, чтобы потом не запутаться в логике в конструкторе.

Первые два поля появились по умолчанию: заголовок формы и электронный адрес (обязательное поле по умолчанию, если вы активировали параметр «Собирать адреса электронной почты»).

Начнем создавать новые поля. Если в продуманной вами логике тест получился очень длинным, разбейте его на разделы и добавьте иллюстрации.

Переходим в панель конструктора справа. Для добавления раздела кликните на нижнюю иконку. Чтобы вставить дополнительный материал, например картинки, видео или текстовое описание, кликните на соответствующую иконку.

Google Формы разрешают загружать картинки прямо с устройства, Google диска, Google поиска, через ссылку или с камеры. Видео подтягиваются из Ютуба.

Чтобы вставить вопрос нажмите на «+» в верху панели. Введите название вопроса (это может быть картинка — кликните на иконку иллюстрации, чтобы ее вставить) и выберете тип вопроса из раскрывающегося меню справа.

Текст (строка). Этот тип вопроса предполагает короткий ответ. Его удобно использовать, когда вы хотите получить email, имя, адрес, цифровое значение, ссылку. В этом типе вопроса доступны функции:

Если вы хотите, чтобы в строку было введено число, выберете из выпадающего меню параметр «Число» вместо «Длина» и установите нужные характеристики:

Таким же образом можно выбрать и настроить параметр «Текст» и «Регулярное выражение»:

Текст (абзац). Этот тип вопроса предполагает развернутый ответ. Его удобно использовать при запросе развернутого фидбека. Все функции и настройки совпадают с типом вопроса «Текст (строка)»:

• «Описание»;
• «Проверка ответов». Для этого типа вопросов доступна настройка только 2 параметров «Длина» и «Регулярное выражение»;
• «Задать количество баллов»;
• Копирование, удаление, «Обязательный вопрос».

Здесь доступны функции:

• «Описание».
• «Задать количество баллов».
• Копирование, удаление, «Обязательный вопрос».
• «Перемешать строки». Каждый раз при открытии формы ответы на вопрос будут перемешиваться.
• «Задать правильный ответ». Нажмите на синюю надпись «Ответы» внизу, отметьте верный ответ и задайте количество баллов, которое получит тестируемый при выборе правильного ответа. Чтобы перейти обратно к настройкам вопроса нажмите на синюю надпись «Изменить вопрос» внизу. В настройках вопроса верный ответ будет выделен зеленой галочкой.

• «Описание»,
• Копирование, удаление, «Обязательный вопрос»,
• «Задать правильный ответ»,
• «Задать количество баллов»,
• «Перемешать строки»,
• «Проверка ответов». Для ее активации, как и в вопросе типа «Текст (строка)», кликните на иконку в правом нижнем углу. В появившейся строке задайте количество правильных ответов и текст сообщения, который появится, если тестируемый выберет больше или меньше опций.

• «Описание»,
• «Задать количество баллов»,
• Копирование, удаление, «Обязательный вопрос»,
• «Выбрать действие для каждого ответа»,
• «Перемешать строки»,
• «Задать правильный ответ».

• «Описание»,
• «Задать количество баллов»,
• Копирование, удаление, «Обязательный вопрос»,
• «Задать шкалу». Кликните на стрелочки под описанием и выберете из выпадающего меню, сколько уровней будет у ответа. Ниже укажите максимальное и минимальное значение шкалы. Их можно задать и через эмоджи 🙂

• «Описание»,
• «Задать количество баллов»,
• Копирование, удаление, «Обязательный вопрос»,
• «Перемешать строки»,
• «По одному ответу на столбец». Кликните на иконку в правом нижнем меню и активируйте функцию. Тестируемый сможет выбрать только одно значение в каждом столбце.

• «Описание»,
• «Задать количество баллов»,
• Копирование, удаление, «Обязательный вопрос»,
• «Перемешать строки»,
• «По одному ответу на столбец».

• «Описание»,
• «Задать количество баллов»,
• Копирование, удаление, «Обязательный вопрос»,
• «Добавить время». Кликните на иконку в правом нижнем углу и установите флажок напротив этой функции для активации. Появится дополнительное поле для ввода конкретного времени для выбранной даты.
• «Добавить год».Кликните на иконку в правом нижнем углу и установите флажок напротив этой функции для активации. Появится дополнительное поле для ввода года для выбранной даты.

• «Описание»,
• «Задать количество баллов»,
• Копирование, удаление, «Обязательный вопрос»,
• «Время» и «Продолжительность». Это взаимоисключающие функции. Кликните на иконку в правом нижнем углу и установите флажок напротив нужной функции для активации. Выбрав одну из них, установите, что будет означать введенное время: время начала действия или его продолжительность.

Бывает удобно отправить сразу предзаполненную форму, чтобы клиент делал корректировки, но не заносил всю информацию. Для этого в настройках выберите «Создать образец заполнения» и заполните форму. Нажмите «Ответить». Google Формы создадут ссылку для предзаполненной формы, по которой респонденты будут корректировать данные, а не заполнять с нуля.

После создания и настройки формы дайте доступ респондентам. Для этого перейдите в настройки и выберите «Настройки доступа».

• Прямая ссылка на форму,
• Возможность поделиться ссылкой в соцсетях,
• Настройка уровней доступа для тех, у кого есть ссылка.

После того, как доступ настроен, нажмите кнопку «Отправить» на верхней панеле. Еще раз проверьте настройки отправки и разошлите форму.

После отправки над формой появляются две вкладки «Вопросы» и «Ответы». Кликните на последнюю.

Здесь будет отображаться статистика по всем присланным ответам. Переключая табы, можно просмотреть:

• Общую сводку по ответам,
• Статистику пользователей по конкретному ответу,
• Ответы отдельного респондента.

В любой момент можно передвинуть ползунок «Принимать ответы» и деактивировать функцию. После этого никто не сможет отправить ответы к форме.

Из раскрывшегося меню также настраиваются две полезные функции:

• «Получать уведомления о новых ответах по электронной почте». Эта функция позволяет быстро реагировать. Она удобна, если количество респондентов небольшое.
• «Удалить связь с формой». Эта функция полезна, если вы случайно удалили ответы из таблицы. Прервите и затем восстановите связь с формой — все ответы снова подтянутся в таблицу.

У Google Форм есть дополнения, которые облегчают работу, правда, их не так много, как у Google Docs. Чтобы их подключить, перейдите в настройки в верхней панели формы, кликните «Дополнения» и выберите нужное. После установки первого дополнения на верхней панеле настроек появится значок

Похожая функциональность у дополнения Form Notifications, которое позволяет отправлять кастомизированные ответы респондентам на электронную почту.

Advanced summary of responses дает расширенные возможности для визуализации статистики по ответам:

QR Code Maker превращает ссылку на форму в QR-код. Это очень удобно, если нужно распространить ссылку на форму на печатных носителях.

Form Scheduler позволяет автоматически останавливать прием заполненных форм в зависимости от установленного количества ответов, даты, времени или события в вашем Google Календаре.

Схожее по функциональности дополнение FormLimiter. С его помощью можно автоматически закрыть форму на прием новых ответов. В качестве триггера закрытия можно задать дату и время, количество уже присланных форм или значение определенной ячейки в таблице ответов.

FormRecycler позволяет импортировать вопросы и разделы из одной формы в другую в удобном интерфейсе.

Telegram Notifications настраивает отправку уведомлений о действиях в форме в Телеграм с помощью бота.

Pictographr позволяет создавать графические объекты в простом встроенном редакторе и автоматически вставлять их в форму. Изображения подгружаются в конец формы, но их легко можно перенести в другие разделы. Сами объекты легко масштабируются непосредственно в форме.

Google Формы — удобный сервис для сбора различного рода информации. Он может стать одним из самых мощных ваших инструментов. Если заранее продумать структуру и логику, форма соберется как пазл.

Не забывайте о дополнениях — они значительно упрощают работу с Google Формами и расширяют функциональность сервиса.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Привет, Хабр! Сегодня я хочу поговорить о проблеме автоматизации сбора данных. В этом посте мы обсудим, какие именно минусы несет сбор данных через файлы Excel, а также расскажем подробнее о наших собственных наработках по автоматизации сбора информации. Речь пойдет о практических аспектах применения инструмента Smart Forms, поэтому пост будет интересен в первую очередь пользователям решений Visiology, а также специалистам, которые организуют сбор информации или планируют это делать. Всех, у кого уже есть подобный опыт на любой платформе приглашаю присоединиться к обсуждению в комментариях.

Во многих современных компаниях существует серьезная проблема. Она заключается в том, что сбор части данных (нередко довольно большой) оказывается неавтоматизированным. Тут нечего стыдиться, такая ситуация встречается в любых компаниях от самых маленьких до огромных организаций федерального масштаба. Данные традиционно накапливаются в файлах Excel. Это могут быть простые таблицы, либо впечатляющие нагромождения с формулами, скриптами и другими элементами. А поскольку мы говорим о сборе данных, таблицы рассылают, принимают обратно, а потом консолидируют — вручную или в полуавтоматическом режиме.

Подход, конечно, несет в себе ряд потенциальных проблем:

• Это долго — если нужно изменить какой-то показатель повторный сбор информации превращается в целую историю.
• Это неточно — не все ошибки и искажения будут заметны при ручной проверке, поэтому возникают ошибки.

Все больше бизнес-процессов переходят на “цифровые рельсы”, работа с данными объективно перерастает Excel — нормально работать с таблицами становится уже невозможно. Но с другой стороны, загонять сбор данных в систему ERP нередко оказывается слишком долго или слишком дорого. Например, если нам нужно собрать завтра данные об эффективности работников в филиалах, а через неделю перед отделом будет стоять уже другая задача, автоматизировать подобный сбор это на уровне ERP (скажем, 1С или SAP) будет просто нецелесообразно. И таких задач бывает достаточно много. Например,

Нужен универсальный инструмент

Мы, как разработчики BI-системы и решений для Data-driven управления, стали все чаще сталкиваться с запросами на гибкие средства для сбора информации. Чтобы удовлетворить, их пришлось разрабатывать решение, которое позволило бы быстро создать справочники, подготовить формы, настроить различные правила, проверки, расчёты, а также определить регламент сбора различных данных. И все это с минимальными затратами и за наименьший промежуток времени.

Например, Русской Медной Компании был необходим инструмент для загрузки и консолидации управленческой отчётности по всем предприятиям группы. При этом нужно было прямо в нем реализовать и ввод корректировок, и процессы согласования и трансформацию данных.

Еще один пример — ситуационный центр ХМАО. Сотрудникам организации нужно было наладить сбор различных показателей работы школ, муниципальных образований и подведомственных учреждений. Оказалось, что государственным органам подобный инструмент тоже нужен — ведь ингода “сверху” прилетает какое-то постановление, и его надо срочно выполнить. А чтобы собрать данные качественно, необходима автоматизация.

“Россети” также используют сбор данных для подготовки отчётности по зависимым обществам. Тут речь идет не о финансах, а о показателях в натуральных единицах. Мало ли что нужно руководству сегодня — узнать количество кубометров бетона, залитых в опоры столбов Обнинского района или пересчитать вакцинированных сотрудников по всем филиалам.

Сбор информации со Smart Forms

Чтобы решить все эти (и многие другие задачи) мы предложили использовать Visiology Smart Forms — инструмент собственной разработки, который позволяет настроить сбор данных за несколько часов и в тот же день получить готовую отчётность. Архитектура системы не слишком сложна, а данные хранятся в Postgres. Для визуализации динамических изменений на дашбордах обычно используется наша собственная разработка ViQube, но результаты также могут быть переданы в любую другую систему по API.

Чтобы показать, как это работает, рассмотрим три небольших типовых задачи, связанных друг с другом:

Сбор отчёта по продажам с каждого менеджера

Типичный случай: компания хочет настроить сбор данных по продажам, но не имеет соответствующих средств автоматизации. При этом обычно в организации так или иначе представлены справочники филиалов (в каждом филиале есть отделы и должности), и часть менеджеров числятся как “продажники”. Есть покупатели, которые обращаются к продавцам, фиксируются обращения, и, собственно, показатели по каждому из обращений.

Организовать сбор такой отчетности в Smart Forms оказывается очень просто. Чтобы отличить “продажников” от всех остальных можно подключить внешний справочник, либо создать его заново, скопировав значения из существующих систем.

Для этого мы переходим в панель администратора и начинаем создавать справочник. Например, для справочника филиалов можно настроить атрибуты, характеризующие эти самые филиалы. В SmartForms существует 6 типов атрибутов — строковые, текстовые, числовые и ссылка на другой справочник.

Также можем задать настройки этого атрибута, настроить, что это атрибут будет заголовочным (будет отображаться во всех интерфейсах). Можем сделать группировку по определенному полю. Дополнительная настройка позволяет определить, что значения атрибута будут попадать в состав уникального ключа, гарантируя требование к уникальности и обязательность заполнения. Добавили атрибут филиала и добавим атрибут дата открытия. После создания справочника можем добавить в него записи. Например, создадим  4 филиала в сети.

Следующее измерение — справочник отделов. В нем нужно добавить  должности внутри отделов.

После этого заполняется справочник продуктов. В нем можно задать различные атрибуты продуктов. Но мы просто добавим группировочный атрибут «Группа продуктов».

В справочнике «Типы обращений» будут содержаться те показатели, которые мы хотим собирать. И это как раз тот реестр, который продавцы будут заполнять сами. В числе собираемых данных могут быть, например, клиенты (атрибуты: фамилия, имя, отчество).

Следующий справочник должен содержать уже имена менеджеров по продажам. Для них можно зафиксировать отношение к филиалу и соответствие должности. Для этого можно настроить связи между справочниками.

На этом этапе в системе нет ни клиентов, ни менеджеров. Чтобы добавить их указываем на справочнике признак показа на главном экране.

А вот пример сложного справочника, который содержит большое количество атрибутов. Он тут для того, чтобы показать дополнительные возможности для ведения реестров. Для реестра можно задать технические настройки, такик как: «Группировка», «Является обязательным», «Является частью уникального ключа», «Значения должны быть уникальны» и «Заголовочный атрибут».

Дополнительный функционал истории изменений заключается в том, что все изменения фиксируются в системе. Есть возможность создать бизнес-процесс для добавления справочных записей, то есть согласовывать каждую запись в отдельности. Можно настроить логический контроль, к примеру, дата выдачи документа не может быть старше, чем дата рождения сотрудника и так далее.

Атрибуты формы редактирования можно разложить по вкладкам, чтобы пользователю было удобнее редактировать данные. Например, на одной вкладке могут быть контрактные данные, на другом — информация о документах, на третьей — сведения о сотруднике и так далее.

Приведу пример более сложных правил. Мы можем запретить атрибут «Номер документа» для паспорта, автоматически заполнить дату следующей аттестации при прохождении текущей определив на это полгода. Правила позволяют ограничить варианты выбора в атрибутах, ссылающихся на другие справочники.

После создания справочников можно формировать непосредственно формы, в которые будут вноситься данные для отчётов.

Сейчас мы видим интерфейс навигатора форм, на текущий момент формы не существует, поэтому их нет. Давайте создадим их. Переходим в панель администратора и создаём структуру для отчёта. Здесь мы вводим наименования, выбираем справочники, по которым будут вноситься сведения. При необходимости добавляем календарь. Наш отчёт будет ежедневный, поэтому указываем сроки отчётов в интервале «начало-конец», «Гранулярность», то есть отчёт будет за каждый день. Настраиваем нужное нам отображение и для удобства выбираем наименование.

Итак, хранилище создано, теперь уже можем настроить внешний вид тех форм, которые будут предложены пользователям для заполнения. Выбираем группу показателей. Мы можем разбросать измерения по нескольким блокам. Первый блок — это изменения, по которым тиражируется форма (при указании какого-то измерения, точнее его атрибута, конечный документ, в который будут вноситься сведения, будет относиться только к этому элементу). Например, если мы выбираем измерение для тиражирования «Филиал», то есть для каждого филиала будет создана своя форма. «Продукты», «Должности», «Показатели» уже не тиражируются.

Но вспомним исходную задачу и добавим тираж по менеджерам. Тогда у каждого менеджера будет своя форма, а также по календарю — благодаря этому форма будет заполняться за каждый день. Остальные измерения мы раскидаем по строкам и столбцам (как покажется удобнее). Например, «Должности», «Продукты», «Обращения», «Клиенты» — в строки, а «Отчётные показатели» — в колонки.

Вот так это будет выглядеть на конкретном примере, когда у нас уже есть несколько продавцов и ряд обращений. Глобальные фильтры позволяют выделить отчёт по городу Москва для менеджера Пушкина в должности «Менеджер по продажам». И именно для него мы будем вводить сведения. Боковое меню и навигация возможны только в разрезе тех прав, которые есть у текущего пользователя. Соответственно, у Пушкина будет только отчетность Пушкина, у Иванова — только Иванова и так далее.

Создаем сводный отчет

После того как мы собрали первичные данные, возникает следующая задача — создание сводного отчёта. На этом этапе обычно требуется провести расчёты по данным из первичных форм, а также добавить сведения по филиалу. Для этого в системе Smart Forms предусмотрен свой редактор бизнес-правил. К примеру, мы можем настроить правила расчётов.

Настройки для каждого правила — это возможность включения расчёта зависимостей как в Excel, чтобы происходил расчёт по цепочкам, (незаполненные ячейки принимаются за нулевые). Выбираем отчёт и накликиваем мышкой формулу.

Добавим ещё один расчёт итоговой стоимости, например, за вычетом бонусов торговой сети, а также расчёты, которые будут показывать какие-то суммарные или средние значения по всему срезу данных. Посчитаем по всем продуктам итоговую стоимость или сумму. Далее указываем группировочный элемент, добавляем агрегационную функцию и измерения, по которым будет происходить агрегирование.

Каждую форму накликивать через дерево элементов необязательно. Шаблоны или заранее подготовленные формулы можно добавить текстом, в явном виде. Например, формула может определять сумму покупок, их количество, суммарный объем бонусов, среднее значение размеров скидки, среднее значение по цене и так далее.

После внесения изменений часть столбцов становится расчётными, и при каждом вызове расчёта там будут обновляться результаты вычислений.

Давайте создадим сводную форму. Для этого добавим группу показателей большей гранулярности. Она представляет собой практически ту же самую группу показателей, просто с меньшим количеством измерений, по которым не нужна детализация.

Так создается сводная форма

Автоматизируем согласования и планирование

После того как сводный отчёт собран обычно бизнесу требуется провести согласования и запустить определенные процедуры. Для этого в Smart Forms предусмотрен механизм создания бизнес-процессов.

Сейчас мы создадим бизнес-процесс под названием «Согласование». Для этого добавим статусы, которым могут соответствовать данные отчёта.

После создания черновика присваиваем ему статус «Согласование», Добавляем бизнес-процесс в систему и настраиваем его на работу с конкретной формой. Для этого нужно указать его статус, а также отметить, каким тиражируемым объектам он будет соответствовать. Можно указывать весь справочник, а можно выбрать конкретный элемент, например, применить правило только для Москвы или Санкт-Петербурга.

После этого нужно указать ответственных в этом статусе — кто может только читать, а кому доступно редактирование. Например, редакторами могут быть все, у кого  есть права на доступ к данной форме.

Далее можно отметить, что в статус «Утверждено» переводить документ может только менеджер. После этого читать данные также смогут все пользователи, а редактировать уже не будет никто.

После этих действий на каждой форме с отчётом появляется дополнительная кнопка о переводе в статус. При попытке утвердить согласованную форму (перевод в статус «Утверждено») появляется предупреждение о том, что не хватает обязательного комментария. Если его добавить, форма будет утверждена!

В списке отчётов мы также можем смотреть, какие формы были утверждены, согласованы или ещё находятся в состоянии черновика.

Приятный бонус для этих процессов получают организации, присоединившие к себе региональные компаний, у которых уже налажен процесс отчётности. В этом случае можно не вносить данные в ручном режиме, а дописать дополнительный коннектор и получать сведения в автоматизированном режиме из внешней системы регионального филиала.

Если нам по каким-то причинам нужно загрузить исторические данные в Smart Forms предусмотрен механизм по загрузке неструктурированных Excel-файлов для формирования отчётов о прошлых периодах.

Загрузка из Excel

После того как отчёт собран, у пользователей появляется возможность просматривать его результаты в виде дашбордов на портале в реальном времени.

Планируем ведение продаж

На базе Smart Forms можно решать и более сложные задачи, например, вести планирование продаж. Для этого необходимо предварительно создать форму плана продаж. В нее вносятся сведения по закупкам, себестоимости и отгрузкам, например, поквартально.

Форма плана по закупкам

Еще одна форма плана, которую можно создать — это план по персоналу: количество сотрудников, их оклады, план по основным средствам, общие допущения на текущий год, которые будут использоваться для расчётов финального бюджета.

Форма плана по персоналу

После того как планы собраны, появляется возможность построить уже сложную форму, где фактически вводятся единичные значения, а всё остальное будет подтягиваться из планов продаж, персонала и основных средств.

Заключение

Подобную практику можно использовать практически в любой компании. Доступ к созданной через Smart Forms форме можно открыть любому сотруднику напрямую, либо через API для публикации данных. Таким образом, форма бывает доступна просто как веб-ресурс, либо внутри любого ПО или портала. При этом все действия отслеживаются и протоколируются, и система позволяет проследить, откуда какое значение появилось в каждой ячейке — если это потребуется.

Кстати, справочники также можно интегрировать в Smart Forms через API, либо просто импортировать их. Точно так же поддерживается выгрузка собранной информации через API в любые другие системы. А пользователи Visiology Dashboards могут автоматически получить визуализацию с учетом данных из Smart Forms и внешних источников, например, внешних Excel файлов, настроить рассылку отчетов по расписанию и так далее.

После небольших настроек и конфигурирования можно адаптировать процесс сбора информации к новым требованиям и новым задачам. А за счет автоматизации информации начинает происходить без ручной рассылки и сбора документов и таблиц. Это значит, что компания получает доступ к оперативным данным с минимальными временными, трудовыми и финансовыми затратами. Кстати, Smart Forms вообще не лицензируется по количеству пользователей — их может быть сколько угодно, выдержал бы сервер. )

Кстати, в следующих постах мы как раз расскажем о кейсах использования Smart Forms на конкретных примерах. Так что если вы еще не подписаны на наш блог, самое время сделать это. Если у вас появились вопросы о сборе каких-либо данных, подготовке отчетности и интеграции, вы можете задать их в комментариях. Учитывая, что сегодня многие компании сталкиваются с подобными задачами, позитивный (и негативный) опыт работы со сбором данных будет полезен.