На рынке автоматизированных систем электронного документооборота (далее АСЭД) представлены программные продукты как иностранных компаний, так и российских разработчиков. Выбор между ними однозначно нужно делать в пользу российских программ. Главный недостаток иностранных АСЭД заключается в том, что их документооборот, в отличие от российского, построен на совершенно других принципах. В качестве примера можно привести отечественную систему IRM classicDoc, которая не только полностью адаптирована под регламентированный российский документооборот промышленных предприятий и других видов бизнеса, но и с успехом применяется в государственных структурах.
Одна из основных целей АСЭД – повысить у сотрудников компании исполнительную дисциплину за счет контроля за исполнением поручений по обработке документов. Система уведомлений вовремя предупреждает всех ответственных сотрудников о приближении контрольных точек отсчета. С помощью сводных отчетов можно увидеть полную картину работы отдельного работника, отдела или всего предприятия в целом.
АСЭД также позволяет сокращать время на выполнение типовых операций при работе с документами. Автоматическая установка текущей даты и генерация номера документа, использование электронных справочников сокращают время, затрачиваемое на регистрацию документов, и предотвращают появление ошибок, обусловленных заполнением реквизитов.
Инструменты АСЭД проводят быстрый поиск запрашиваемых документов с учетом имеющихся версий и вложений. Задав комбинацию реквизитов, можно найти комплект документов, содержащих необходимую информацию. Архивное хранение в АСЭД дает возможность организовать на предприятии единое целостное информационное поле, которое позволит любому сотруднику иметь доступ к наиболее полным данным по интересующим его вопросам.
Основные задачи, которые должны решать автоматизированные системы документооборота
- Организация документооборотаМиграция документов по всей цепочке ответственных сотрудников, их поиск, использование и хранение.
- ДокументированиеСюда входит подготовка документов, их составление, оформление и согласование с различными инстанциями.
- Архивное хранениеПравила хранения документов, их поиск, использование, обеспечение секретности.
Характеристики автоматизированных систем документооборота
- После того, как информация зарегистрирована в качестве документа, его автор или регистратор лишается доступа для изменения или удаления.
- Каждому документу устанавливается определенный срок хранения, до завершения которого любые изменения в нем запрещены.
- К уничтожению электронных документов допускаются только уполномоченные работники предприятия.
Главные функции, которые должны выполнять автоматизированные системы документооборота
Любая программа автоматизации документооборота представляет собой электронное хранилище документов. Она должна обеспечивать качественный переход на электронный документооборот за счет обеспечения следующих ключевых функций АСЭД:
- Безопасность.
- Автоматические уведомления.
- Карточки документов.
- Поиск.
- Удобство интерфейса.
- Маршруты миграции документов и возможность устанавливать задания пользователям.
- Хранение и сопровождение последних версий документов.
- Сканирование, распознавание и сохранение бумажных документов.
